Srečanje V Stilu Trenerstva. Skrivnosti Učinkovite Poslovne Komunikacije

2024 Avtor: Harry Day | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 15:53

Nekoč sem kot začetnik vodje kadrovske službe v proizvodnji nestrpno pričakoval prvi sestanek vodstva tovarne. Predstavljal sem si, kako produktivno bo vodstvena ekipa delovala v dobro ekipe.

Moj podrejeni, inšpektor kadrovske službe, ki je tu delal skoraj 50 let, ni delil mojih svetlih pričakovanj. »Naj vas ne preseneti, da bodo za vse težave tovarne krivi osebje. Naj vas to stanje ne vznemiri, voditelji morajo sprostiti pare in poiskati krivce. Oblika srečanja bo bolj kot bazar kot organizirano srečanje kolegov, ki morajo sprejeti skupno odločitev. «

Dejansko me je sestanek presenetil s pomanjkanjem konstruktivnosti. Vsi so govorili praktično hkrati, ne da bi se slišali in se ne spomnili dnevnega reda. Posledično so "pereča" vprašanja ostala nerešena in ves čas je bil porabljen za razpravo o nepomembnih podrobnostih. Od takrat je minilo 10 let, a po mnenju menedžerjev iz različnih podjetij podobna srečanja še vedno potekajo.

Kaj lahko kot trener priporočim, da bodo sestanki konstruktivni in učinkoviti? Upoštevajte zahtevo in poiščite najboljše prakse za njeno izvedbo. Najprej analizirajte, ali res potrebujete sestanek ali lahko uporabite drugo obliko notranje komunikacije?

Kdaj opraviti sestanek?

1. Obstaja potreba po skupinski razpravi o problemu ali nalogi

2. Pomembne informacije je treba posredovati skupini in slišati mnenja njenih članov o tej zadevi.

3. Želite zbrati največje število idej in stališč do pomembnega vprašanja

4. Obstaja problem, ki vpliva na cilje večine vaših podrejenih.

5. Ali veste, da bi se ekipa rada zbrala in skupaj rešila kakšno težavo, hkrati pa si razdelila odgovornost za njeno izvajanje

Kdaj ne bi smeli imeti sestanka?

1. Smiselno je uporabiti druga komunikacijska orodja, ne da bi zmanjšali zmogljivost

2. Naloga je nujna / pomembna, zamuda pri reševanju pa je lahko predraga

3. Vprašanje je preveč osebno, da bi ga lahko dali v javno razpravo

4. Premalo časa za pripravo in izvedbo sestanka

5. Želite uporabiti sestanek kot orodje za kaznovanje nekoga od podrejenih

Vseh deset točk je mogoče povzeti v enem stavku. Vodite sestanek, ko je potrebno timsko delo, in ne sestanite, če takšne potrebe ni.

10 nasvetov za učinkovita srečanja

Target. Sami določite, za kakšen namen morate organizirati sestanek? Kakšne rezultate in v kakšni obliki želite doseči ob koncu srečanja? Ali je treba sprejeti odločitve? Kakšne težave lahko nastanejo in kako jih nevtralizirati? V kolikšni meri cilji udeležencev srečanja sovpadajo / se razlikujejo? Ali so možni konflikti ciljev? Bolj ko bo prva faza razdelana, manj odpora bo med sestankom nastalo

Udeleženci. Sestava udeležencev sestanka se oblikuje glede na njegove cilje. Povabite tiste ljudi, ki lahko resnično pomembno prispevajo k razpravi o vprašanjih sestanka. Preizkusite svoje motivacije za zaposlovanje delovne skupine, ali srečanja spreminjate v gledališče enega igralca (sebe)? Je res ta zasedba produktivna? Vredno je nenehno spreminjati sestavo udeležencev in jo oblikovati individualno za vsako srečanje. Tako se bo vodja izognil rutini in pozitivno vplival na skupinsko dinamiko

Oblika. Izberite najboljšo obliko sestanka, odvisno od vaših nalog. Če potrebujete, na primer

1) obvestite ekipo o novostih

Izvedite "sestanek - informativno sporočilo". Naloga takšnega srečanja je čim bolj obvestiti udeležence o prihajajočih spremembah, cilj je zmanjšati odpor. Dobro orodje za pomoč vodji bi bila analiza SWOT.

2) določite naloge in dodelite odgovornosti

"Naročilo srečanja". Zelo strukturiran in jasen format, nadzor nad situacijo, cilj je, da udeleženci neodvisno razdelijo odgovornost. To bo zmanjšalo raven usmerjenosti, ki bi lahko vplivala na kakovostno izvajanje nalog.

3) sprejeti skupno odločitev

Organizirajte "sestanek-pogajanja", med katerim poslušate stališča vseh udeležencev. Strategija srečanja win-win, vloga vodje je moderator. Orodja te oblike so brainstorming, anketa na več mestih, anketa s karticami, shema analize problemov itd.

Shema analize problemov, T. Edmüller

4) združite, da rešite težavo

Mediacijski sestanek je najboljši format za takšen sestanek. Zelo pomembno je najti moderatorja, ki bi užival avtoriteto ekipe. Vodja morda ni vedno najboljša izbira. Veliko učinkoviteje je povabiti zunanjega strokovnjaka (mediatorja, trenerja, svetovalca)

5) zbiranje idej

"Srečanje - možganska nevihta" bo v tem primeru 100% najboljša rešitev. Glavna stvar v tem formatu je upoštevati pravila in algoritem možganskih neviht. Ohranite tudi vzdušje odprtosti in lahkotnosti, ne pozabite, da kritika ubija učinkovitost takšnih srečanj

6) izboljšati usposobljenost

"Srečanje-učenje". Ta oblika omogoča voditelju, da deluje kot trener ali trener. Delite koristne informacije s podrejenimi, se o njih pogovorite in načrtujte, kako jih boste uporabili v vsakodnevni funkcionalnosti. Dobra ugotovitev za menedžerje bodo 30-minutni sestanki večkrat na teden / mesec, ki jih organizirajo posebej za razvoj podrejenih. Ena kompetenca - ena razvojna tehnika - akcijski načrt je grob algoritem za takšna srečanja

Mesto. Kje se boste srečali s svojo ekipo, je odvisno od namena in oblike srečanja. Oblika usposabljanja in »mediacijski sestanki« lahko zahtevajo sobe različnih velikosti in opreme. Razmislite o tem vnaprej. Prav tako je potrebno, da se udeleženci vidijo in vzpostavijo očesni stik z vodjo srečanja

Načrt. Vaš načrt srečanja mora biti pisen. Pravzaprav je to dnevni red, ki vključuje naslednje točke

- datum, čas, lokacija

- namen srečanja

- vprašanja, o katerih se bo razpravljalo

- želeni izid srečanja in njegova oblika

- format

- pobudnik in kdo vodi sejo

- seznam udeležencev, vključno s povabljenimi od zunaj

Pošljite načrt srečanja udeležencem srečanja, morda bodo želeli dodati svoja vprašanja. Da bi prihranili čas, lahko na enem srečanju rešite več vprašanj

Pravila. Osnovna pravila za vodenje sestankov določi ekipa in se lahko od srečanja do srečanja razlikujejo. Obstajajo pa trajna pravila, kot so spoštovanje časovnih rokov, dogovori o odločevalcih, omejitve, ki jih nalaga politika podjetja, sporazumi o obvladovanju sporov itd

Protokol. To je nekakšen povzetek srečanja, ki opisuje vse njegove glavne točke. Pripravlja ga sekretar seje na podlagi zapiskov, ki so bili narejeni med sejo. Zapisnik podpišeta vodja, tajnik seje, pa tudi ključni udeleženci (tisti, ki so navedeni v akcijskem načrtu). Kopija zapisnika se pošlje vsem udeležencem sestank

Čas. Upravljanje časa je eden ključnih vidikov učinkovitosti srečanja. Vedno začnite sestanek ob določenem času, ker pozneje ne boste mogli doseči točnosti. Določite časovne okvire za vse točke v načrtu in spremljajte njihovo izvajanje. Upoštevajte pravilo 60x20x20:

60% časa porabite za nujna / pomembna vprašanja.

Pustite 20% časa nepredvidenim temam in nenadno pojavljajočim se nujnim vprašanjem

20% časa namenite t.i. družbene potrebe - odmori, kosilo, pogovor itd.

Konec. Če želite srečanje dobro zaključiti, si oglejte skupinsko delo. Zabeležite, kaj je ekipa dosegla, pojdite skozi točke razvitega načrta, poskrbite, da bodo vsi prisotni razumeli in podprli načrtovano. Na koncu sestanka ustvarite povzetek obvestila, ki bo poslano vsem udeležencem srečanja, tudi tistim, ki so odsotni. Vanj zapišite seznam udeležencev, glavna vprašanja za razpravo, sprejete odločitve, akcijski načrt in odgovorne za vsako od njegovih točk, roke, kontrolne točke, datum naslednjega sestank

Nadzor. Situacije, ko se vse konča s sestankom, niso redke. Če želite ukrepati, potrebujete željo in motivacijo ter nadzor nad izvajanjem odločitev. Določite kontrolne točke in odgovorne za to neposredno na sestank

Težave pri sestankih

1. Konflikt

Med sestanki se pogosto pojavljajo konfliktne situacije. Včasih se vnamejo toliko, da se srečanje spremeni v tok medsebojnih obtožb in osebnih napadov. Kaj bi moral upravitelj narediti v tem primeru?

- Odložite razpravo o spornem vprašanju in jo pozneje rešite v okviru tega sestanka. Do takrat bodo strasti popustile in udeleženci se bodo lahko konstruktivno izrazili.

- Rešitev problema prevedite v individualni obliki in se srečajte s konfliktnimi stranmi zunaj skupščine

- Odpravite vprašanje in povabite, da ga obravnavate na naslednjem sestanku

- Ponudite kompromis

2. Komunikacijske ovir

Nasveti, grožnje, kritike, očitki, "diagnoze" in označevanje, priporočila, ukazi, klišeji in običajna besedila so lahko ovira za sestanek. Komunikacijske ovire povzročajo odpor in antipatijo. Pomembno je, da vodja opazi take stvari in nanje opozori člane delovne skupine. Če želite odstraniti komunikacijske ovire, v zvezi s tem ustvarite dodatno delovno pravilo. In tudi sistematično izboljšati komunikacijsko usposobljenost ekipe

3. Napak

Pomanjkljivosti in napake pri vodenju sestankov je mogoče opaziti v vsakem podjetju. Najbolj značilni so:

- neupoštevanje zastavljenih ciljev

- neskladnost s predpisi

- pomanjkanje informacij za udeležence srečanja

- zadrževanje zaposlenih v najbolj produktivnem času

- pritisk iz glave ali obratno, pasivnost in popustljivost

- nedelovanje po seji

Vaši sestanki lahko postanejo dragocen vir upravljanja ali črna luknja, v kateri se čas brez sledi raztopi. Izbira je vaša.